De plus en plus de sociétés, grandes ou petites, tendent à externaliser leur service de secrétariat. Mais en quoi consiste vraiment ce service et pourquoi y recourir ? Si cette option semble assez avantageuse, comment être sûr de confier les missions de télésecrétariat à un prestataire sérieux ?

Qu’est-ce que le télésecrétariat ?

Le télésecrétariat est la délocalisation du service de secrétariat. Il englobe toutes les tâches du secrétariat classique, mais à distance. Ainsi, une secrétaire à distance s’assure aussi bien de la permanence téléphonique, de la gestion des plannings et des rendez-vous, que des différentes tâches administratives, mais depuis son domicile pour un professionnel travaillant à son compte ou bien au sein d’une structure plus ou moins importante se spécialisant dans le télésecrétariat. L’entreprise cliente peut lui confier la retranscription de réunions, la rédaction de compte-rendu, de relance client, l’élaboration de devis, le suivi des factures, etc.

Pourquoi opter pour le télésecrétariat ?

L’externalisation du service de télésecrétariat présente différents intérêts pour l’entreprise. L’un des principaux avantages est le gain de temps. Les travaux de secrétariat sont indispensables, mais prennent du temps. Les collaborateurs ne peuvent pas se permettre d’en perdre en assurant l’accueil téléphonique et d’autres tâches administratives, s’ils sont affectés initialement à un poste spécifique. Grâce à l’intervention d’un télésecrétaire, ils peuvent se consacrer entièrement à leurs missions principales. Externaliser ce service permet également de réaliser des économies. Le donneur d’ordre se déleste des frais liés à l’achat du matériel indispensable au télésecrétariat. Il se décharge également des dépenses liées au recrutement d’un nouveau salarié, mais aussi des formalités administratives. Le prestataire dispose en effet de tous les moyens matériels et humains pour remplir les missions qui lui sont confiées.

Les services de télésecrétariat sont par ailleurs parfaitement modulables. Une entreprise peut y recourir le temps d’une journée, pour une semaine ou un mois. La collaboration peut également être pérenne, tout dépend de ses besoins. La société commanditaire n’est par ailleurs pas tenue de déléguer toutes les tâches de secrétariat. Il choisit librement celles qu’il souhaite externaliser. Il lui revient également de choisir le mode de tarification qui convient à ses exigences. La formule tarifaire peut se faire à l’heure, à la tâche, mais le prestataire peut également proposer des forfaits plus adaptés pour une collaboration régulière.

Quels critères pour choisir son télésecrétaire ?

Si le tarif de la prestation est un critère non négligeable, il ne s’agit pas du premier point à tenir en compte dans le choix du professionnel. Il est important de s’assurer de ses compétences. Bien que l’exercice de ce métier ne soit pas réglementé, il convient tout de même de s’assurer que le prestataire dispose d’un diplôme en secrétariat et même d’une formation supplémentaire pour se conformer aux exigences de certains secteurs spécifiques. Ce dernier point est notamment valable pour le service de telesecretariat. Pour les sociétés d’outsourcing, il est possible de se référer aux avis clients pour avoir une meilleure idée de la qualité de leurs prestations. Pour un télésecrétaire indépendant, les différents échanges permettent d’apprécier leurs capacités d’expression et leur mode de fonctionnement. La disponibilité est un autre point à considérer. Certains prestataires proposent leurs services bien au-delà des horaires de bureau, voire 7 jours sur 7, ce qui ne pose pas de problèmes pour les plateformes disposant d’une grande équipe. Si vous envisagez de collaborer avec un télésecrétaire indépendant, le mieux est d’opter pour un professionnel travaillant en binôme ou en réseau pour assurer la continuité des missions même s’il s’absente.

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